GESTION DES STOCKS

GESTION DES STOCKS

SOMMAIRE 

       I.            Préparation d’une commande

    II.            Exécution d’une commande

 III.            Réception d’une commande

 IV.            Enregistrement d'une commande 

    V.           Tarification

            VI.     Stockage

VII.   Suivi et contrôle des stocks

La commande est une opération importante en pharmacie, car elle permet de solliciter de divers collaborateurs des produits à disposer à la pharmacie.

La commande est un acte complexe qui se déroule en plusieurs étapes :

I. Préparation d’une commande

          Elle se fait chaque jour par le pharmacien ou par un personnel de la pharmacie sur la base des produits vendus en journée ; on saisit les noms des produits vendus en journée, regarde la quantité en stock, le seuil de réapprovisionnement, la rotation du produit,  et la date de péremption des produits en stock, ce qui va permettre de commander ou pas le produit.

II. Exécution d’une commande

          Elle se fait par téléphone et à des heures convenues avec les grossistes répartiteurs tels que. Elle se fait chaque jour par le pharmacien ou un personnel de la pharmacie après une préparation minutieuse.

Si pendant l’exécution de la commande chez un fournisseur il y’a rupture d’un produit on reporte ce produit à la liste de commande d’un autre fournisse.

III. Réception d’une commande

       Les produits sont livrés dans des bacs scellés et sécurisés et sont pris en charge rapidement par le pharmacien ou un personnel de la pharmacie qui vérifie :

·         l'intégrité des bacs ou colis,

·         le contenu et notamment la présence de médicaments à ranger dans les plus brefs délais au froid,

·         l'adéquation entre la demande et la livraison.

A la fin de cette opération on  appose la signature, l’heure et le cachet de la pharmacie.

IV. Enregistrement d’une commande

Les produits étant déjà à notre disposition, dans la salle de déballage on relève la date de péremption sur le BL correspondant tout en se rassurant de la conformité des produits livrés. Ensuite nous passons à la saisie en entrant les quantités des produits reçus en vérifiant que les produits n’ont pas changés de prix. A la fin de cette opération nous sortons une liste des entrées avec le prix de chaque produit.

V. Tarification

Cette opération se fait durant la saisie des produits. Généralement le prix de chaque produit est enregistré dans le logiciel ce qui nous facilite la tarification. Des modifications peuvent être apportées lorsque le prix d’un produit a subi une variation importante ou s’il s’agit d’un produit TVA.

A la fin de cette opération nous mettons le montant de chaque produit.

VI. Stockage

          La procédure de rangement et de classification des médicaments à la pharmacie se fait selon la forme galénique et selon l’ordre alphabétique. Sont rangés chacun dans un rayon :

•          Les collyres et les pommades ophtalmiques;
•          les suppositoires;
•          les solutions rectales, crèmes rectales, solutions vaginales, ovules, comprimés gynécologiques, crèmes gynécologiques et les lubrifiants gynécologiques;
•         les préparations divisées ;
•          les comprimés et gélules ‟simples” ;
•          les ampoules injectables ‟simples” ;
•         les comprimés-gélules antibiotiques, les antibiotiques injectables ;
•          les sachets, poudres et granulés buvables, gelée buvable ;
•          les sirops et poudres pour sirop ;
•          solutions externes, poudre externes, les sprays solutions, sprays poudre, shampoings, pommades à usage externe ;
•          les gouttes nasales, gouttes auriculaires, collutoires, gel nasal, spray nasal ;
•          petit matériel et accessoires, radio, test grossesse, bandelettes ;
•          les médicaments en sous unités qui serons détaillés aux patients ;
•          ampoules buvables ;
•        diététiques, laits, farines ;
•          solutés massifs ;

          Sous chaque rayon sont fixés des tiroirs pour la petite réserve ; nous disposons également des médicaments dans la salle de déballage et dans le magasin. Les produits cosmétiques sont rangés dans un présentoir à l’entrée de la pharmacie. Dans les tiroirs du comptoir sont classés d’autres médicaments de grande rotation. Enfin certains médicaments sont rangés dans un réfrigérateur nécessitant une température comprise entre environ « 2°C » à « 8°C » tels que certains vaccins, sérums, le syntocinon, le méthergin pour ne citer que ceux-ci.

          Les modalités de stockage définies par le fournisseur et/ou la pharmacie doivent être scrupuleusement respectées. Ainsi il est strictement interdit de rompre la chaîne du froid pour les produits devant être conservés à basse température.

VII. Suivi et contrôle des stocks

C’est ici le lieu de gestion des entrées et sorties des produits. L’ordinateur défalque automatiquement du stock tout produit vendu et ces produits vendus sont matérialisés sur des tickets en double, dont l’un est remis au patient et l’autre va rester à la pharmacie qui permettra de préparer la commande.

Pendant la préparation de la commande nous contrôlons le stock, après le dépouillement des produits nouvellement arrivés puis on passe à la saisie des nouveaux produits à l'aide d'un ordinateur en se rassurant que la quantité de produit en stock physique est la même qu’à l’ordinateur.

Lors du stockage et du rangement des produits nouvellement arrivés ; on se rassure que la quantité de produit inscrit dans l’ordinateur est bien la même dans les rayons. Même lors du nettoyage des rayons, on vérifie la conformité entre la quantité du stock physique et celle théorique. Périodiquement le pharmacien sort une liste des médicaments se périmant dans 3 mois et on se rassure que la date en machine est bien celle des produits en rayon ; dans le cas contraire on note la bonne date, qu’on va rectifier dans la machine pour une bonne traçabilité, et pour ceux dont la date est effectivement proche on les place au comptoir pour un éventuel conseil quand c’est faisable.

NB: certaines informations vont varier en fonctions des pharmacies.